Externer Datenschutzbeauftragter: Wann ist er Pflicht?

Die Frage nach dem Datenschutzbeauftragten kommt in fast jedem Unternehmen auf: Brauchen wir einen? Ab wann? Intern oder extern? Wir klären die wichtigsten Fragen.

Wann ist ein DSB Pflicht?

Nach DSGVO und BDSG müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn:

1. Die 20-Personen-Regel (§ 38 BDSG)

Mindestens 20 Personen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Das betrifft praktisch jeden, der regelmäßig mit Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder E-Mails arbeitet.

Zählen Sie richtig: Es zählen alle Personen, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten – auch Teilzeitkräfte, Aushilfen und freie Mitarbeiter.

2. Besondere Datenkategorien (Art. 37 DSGVO)

Unabhängig von der Mitarbeiterzahl brauchen Sie einen DSB, wenn Sie:

Gesundheitsdaten verarbeiten (Ärzte, Therapeuten, Pflegedienste)
Biometrische Daten zur Identifikation nutzen (Fingerabdruck, Gesichtserkennung)
Daten über religiöse/politische Überzeugungen verarbeiten
Daten über Sexualleben oder sexuelle Orientierung verarbeiten
Genetische Daten verarbeiten

3. Umfangreiche Überwachung (Art. 37 DSGVO)

Wenn Ihre Kerntätigkeit die umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen umfasst. Beispiele: Inkassounternehmen, Auskunfteien, Detekteien.

4. Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich

Wenn Sie Verarbeitungen durchführen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bedürfen (z.B. Videoüberwachung, Profiling, Scoring).

Intern oder extern?

Kriterium	Interner DSB	Externer DSB
Kosten	Gehalt + Schulungen + Zeit	Fixe Monatspauschale
Kündigungsschutz	Besonderer Kündigungsschutz!	Normaler Vertrag
Expertise	Muss aufgebaut werden	Sofort verfügbar
Unabhängigkeit	Interessenkonflikte möglich	Neutral, extern
Verfügbarkeit	Urlaub, Krankheit	Stellvertretung inkl.
Aktualität	Eigenverantwortlich	Permanente Weiterbildung

Vorsicht Kündigungsschutz: Ein interner DSB genießt besonderen Kündigungsschutz (§ 6 Abs. 4 BDSG, § 38 Abs. 2 BDSG). Dieser gilt auch noch ein Jahr nach Abberufung. Das macht einen internen DSB arbeitsrechtlich sehr "teuer".

Kostenvergleich

Position	Interner DSB	Externer DSB
Grundkosten/Jahr	~10.000 EUR (anteiliges Gehalt)	3.000-5.400 EUR
Schulungen	~2.000 EUR/Jahr	Inklusive
Fachliteratur/Tools	~500 EUR/Jahr	Inklusive
Haftungsrisiko	Beim Unternehmen	Berufshaftpflicht DSB
Summe	~12.500 EUR/Jahr	3.000-5.400 EUR/Jahr

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Nach Art. 39 DSGVO hat der DSB folgende Aufgaben:

Unterrichtung und Beratung des Unternehmens und der Mitarbeiter
Überwachung der Einhaltung von DSGVO, BDSG und internen Richtlinien
Beratung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Anlaufstelle für betroffene Personen

Was passiert ohne DSB?

Wenn Sie trotz Pflicht keinen DSB bestellen:

Bußgeld: Bis zu 10 Mio. EUR oder 2% des Jahresumsatzes (Art. 83 DSGVO)
Abmahnungen: Durch Mitbewerber oder Verbraucherschutzverbände
Reputationsschaden: Bei Datenpannen ohne DSB wiegt dies schwerer
Behördenärger: Aufsichtsbehörden prüfen die DSB-Bestellung

Unsere DSB-Pakete

Paket	Preis/Monat	Ideal für
DSB Basis	250 EUR	KMU mit Standardanforderungen
DSB Premium	450 EUR	Erhöhter Schutzbedarf, viele Kundendaten
DSB + ISB Kombi	500 EUR	Datenschutz + IT-Sicherheit aus einer Hand

Checkliste: Brauche ich einen DSB?

☐ Sind mindestens 20 Personen mit Datenverarbeitung beschäftigt?
☐ Verarbeiten Sie Gesundheitsdaten (auch Krankmeldungen)?
☐ Nutzen Sie biometrische Zugangskontrollen?
☐ Betreiben Sie Videoüberwachung?
☐ Führen Sie Bonitätsprüfungen durch?
☐ Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich?

Wenn Sie eine Frage mit "Ja" beantwortet haben, brauchen Sie wahrscheinlich einen DSB.

Unsicher?

Wir prüfen kostenlos, ob für Ihr Unternehmen eine DSB-Pflicht besteht. 30 Minuten, unverbindlich, am Telefon oder per Video.

Kostenlose Prüfung anfragen